Volltextsuche
Auch gescannte Dokumente werden per OCR lesbar gemacht und über Inhalte, Namen, Rechnungsnummern oder Stichwörter gefunden.
Digitales Dokumentenmanagement mit Paperless-ngx
Papierchaos raus. Dokumente endlich schnell finden.
Paperless-ngx ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem, das eingescannte und digitale Unterlagen in ein durchsuchbares, sauber strukturiertes Archiv verwandelt. Rechnungen, Verträge, Belege, Personalunterlagen, Garantien oder Vereinsdokumente liegen zentral, sind per Volltextsuche auffindbar und bleiben langfristig geordnet.
OCR & VolltextsucheDokumente in Sekunden statt in Ordnern suchen.
Zentrale AblageWichtige Unterlagen sicher und strukturiert an einem Ort.
Automatische OrdnungTags, Dokumenttypen und Korrespondenten sauber verwalten.
Paperless-ngx
2.438archivierte Dokumente
0:04typische Suchzeit
100%digital auffindbar
Beispiel: Dokumente per Volltextsuche finden
Rechnung Stadtwerke März 2025Dokumenttyp: Rechnung · Tag: Energie
Treffer
Abschlagsinformation StadtwerkeKorrespondent: Stadtwerke · Tag: Vertrag
Treffer
Jahresabrechnung Strom 2025OCR erkannt · Volltext verfügbar
Treffer
Rechnungen & BelegeSteuer, Buchhaltung und Nachweise schnell zur Hand.
Verträge & GarantienWichtige Fristen und Unterlagen dauerhaft geordnet.
Personal & VerwaltungStruktur statt Suchaufwand in digitalen und gescannten Akten.
Vereine & EhrenamtProtokolle, Anträge und Dokumente zentral archivieren.
Warum Paperless-ngx
Ein digitales Archiv, das nicht nur speichert, sondern mitdenkt.
Statt verstreuter Ordner, unklarer Dateinamen und langem Suchen entsteht ein System, das Dokumente erkennt, kategorisiert und zuverlässig wiederfindbar macht. Genau das spart im Alltag und im Betrieb spürbar Zeit.
Automatische Sortierung
Dokumenttypen, Tags und Korrespondenten bringen Ordnung ins Archiv und reduzieren manuelle Ablagearbeit deutlich.
Zentrale Dokumentenablage
Wichtige Unterlagen liegen nicht mehr auf verschiedenen PCs, E-Mail-Postfächern oder Papierstapeln verteilt.
Selbst gehostet
Ideal für alle, die ihre Dokumente lieber im eigenen Einflussbereich verwalten möchten – sauber, modern und kontrollierbar.
Dashboard: Überblick statt Dateichaos
Auf einen Blick sichtbar: neue Dokumente, strukturierte Kategorien, klare Navigation und schneller Zugriff auf häufig benötigte Inhalte.
Dokumentenfilter: gezielt statt mühsam suchen
Mit Tags, Typen, Korrespondenten und gespeicherten Filtern lassen sich relevante Dokumente im Alltag schnell eingrenzen.
Zielgruppen
Die Vorteile von Paperless-ngx für unterschiedliche Anforderungen
Ein gutes Dokumentenmanagement spart nicht nur Speicherplatz, sondern vor allem Zeit, Nerven und Suchaufwand. Je nach Zielgruppe entstehen unterschiedliche Mehrwerte.
Privathaushalte
Versicherungen, Rechnungen, Garantien, Arztunterlagen oder Verträge liegen endlich zentral und lassen sich ohne langes Suchen wiederfinden.
- Wichtige Unterlagen bei Bedarf sofort abrufbar
- Ordnung für Strom, Telefon, Versicherungen und Käufe
- Weniger Papierstapel, weniger doppelte Ablage
Kleine Unternehmen
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und interne Dokumente werden strukturierter verwaltet und bleiben teamfähig zugänglich.
- Schneller Zugriff im Tagesgeschäft
- Sauberer Überblick über Eingangs- und Bestandsdokumente
- Weniger Suchzeit bei Rückfragen und Buchhaltung
Selbstständige & Freiberufler
Projektunterlagen, Steuerbelege und Verträge bleiben übersichtlich organisiert, auch wenn alles an einer Person hängen bleibt.
- Belege für Steuer und Buchhaltung schneller verfügbar
- Klare Ablage nach Kunden, Themen oder Projekten
- Digitale Struktur statt Desktop-Chaos
Vereine & Organisationen
Protokolle, Anträge, Korrespondenz und Verwaltungsunterlagen bleiben auch bei wechselnden Verantwortlichkeiten zuverlässig auffindbar.
- Zentrale Dokumentenbasis für Vorstand und Verwaltung
- Historie und Unterlagen langfristig sauber archiviert
- Weniger Wissensverlust bei Übergaben
Mehr Ordnung. Weniger Suchaufwand. Bessere Abläufe.
Paperless-ngx lohnt sich überall dort, wo Dokumente regelmäßig eingehen, aufbewahrt werden müssen oder später schnell wieder gefunden werden sollen. Besonders stark ist die Lösung dann, wenn bislang mit Papierordnern, Netzlaufwerken oder unstrukturierten E-Mail-Anhängen gearbeitet wird.
Schneller findenDokumente über Inhalte, Namen und Kategorien direkt aufrufen.
Sauber strukturierenOrdnung über Tags, Typen und Korrespondenten statt Freestyle-Ablage.
Langfristig archivierenWichtige Unterlagen nachvollziehbar, zentral und dauerhaft verfügbar halten.
So läuft die Einführung ab
Von der Idee bis zum produktiven Archiv – klar und praxistauglich.
Bedarf klären
Gemeinsam wird festgelegt, welche Dokumente ins System sollen, wer damit arbeitet und wie die Struktur aufgebaut wird.
Einrichtung & Struktur
Paperless-ngx wird passend zur Umgebung eingerichtet und mit sinnvollen Dokumenttypen, Tags und Abläufen vorbereitet.
Produktiv nutzen
Nach dem Start können Dokumente sofort eingescannt, importiert, gefunden und dauerhaft sauber verwaltet werden.
Paperless-ngx professionell einführen
Ob für Privathaushalt, Unternehmen oder Verein: Eine saubere Einrichtung spart später viel Aufwand. Wir unterstützen bei Konzeption, Installation, Strukturierung und einem zuverlässigen Start in ein digitales Dokumentenarchiv.
Passende Struktur von Anfang anDokumenttypen, Tags und Abläufe werden sinnvoll statt zufällig aufgebaut.
Technisch sauber umgesetztEinrichtung und Betrieb werden auf die vorhandene Umgebung abgestimmt.
Direkter PraxisnutzenDas System soll nicht nur installiert sein, sondern im Alltag wirklich Zeit sparen.